Cumulus und MuseumPlus – eine wertvolle Kombination

Die Städtischen Museen Leipzig bauen z. Z. ihr Datenmanagement mit MuseumPlus weiter aus. Das GRASSI Museum für Angewandte Kunst stellt als erster Partner eine Verknüpfung zu Cumulus her und profitiert damit von den Vorteilen beider Systeme, ohne ständig zwischen den Datenbanken wechseln zu müssen.

Museumsdatenbanken entstanden aus dem Bedarf heraus, Sammlungsbestände in geeigneter Weise elektronisch zu verwalten. Von den Anfängen der Übernahme von Karteikarten und Find-büchern in entsprechend angepasste Datenbanken haben sie sich heute zu komplexen Museumsmanagementsystemen entwickelt.

Parallel dazu begann in den Anfängen der Arbeit mit digitalen Bildern deren elektronische Verwaltung in Bilddatenbanken. Mit der zunehmenden Verbreitung digitaler Bild- und anderer Mediendaten, wie z. B. Videos, Audio- und Grafikdateien, PDFs, Bildschirm-präsentationen u. a. entwickelten diese sich zu Bild- und Medien-datenbanken, im Fachjargon als Digital Asset Management Systeme (DAM) bezeichnet. Dabei steht der Begriff „Asset“ für Dateien verschiedenster Art inklusive eingebetteter Informationen, die nähere Auskunft über die Dateien und deren Inhalte geben. DAM Systeme sind auf den effektiven Umgang mit Mediendaten spezialisiert. Unter anderem bieten sie automatisierte Eingabe- und Ausgabefunktionen:

  • Eingabe: Automatische Anlage von Datensätzen ganzer Stapel von Dateien inklusive Erzeugung einer Miniatur von jeder Datei (Thumbnail, kleines Ansichtsbild), Verlinkung mit der Originaldatei (die bei Bedarf auch vor der Verlinkung automatisch auf einen geschützten Speicherplatz kopiert werden kann) und Übernahme wichtiger Informationen (Metadaten, die an die Datei angefügt sind, z. B. EXIF, IPTC, XMP u. a.) in den Datensatz. So können über Nacht tausende von Datensätzen automatisch generiert werden, die ohne weitere manuelle Arbeit bereits recherchierbare Informationen enthalten, nach denen die Datenbank durchsucht werden kann.
  • Ausgabe: Skalierung und Konvertierung der Daten beim Download oder beim Versand per E-Mail / ftp auf die benötigte Dateigröße und in das benötigte Dateiformat im benötigten Farbraum über vorgefertigte Aktionen. Es müssen also keine verschiedenen Varianten einer Datei vorgehalten werden und man muss sich bei der Weiterleitung oder beim Download nicht um die Aufbereitung der Daten kümmern. Man wählt einfach die vorgesehene Nutzungsart, z. B. Internet, und vom Server wird eine entsprechend aufbereitete Kopie der Originaldatei erstellt und an den Bestimmungsort gesendet.

Zum effektiven Umgang mit Mediendaten wurde im GRASSI Museum für Angewandte Kunst ein gut durchdachter Arbeitsfluss entwickelt. Im ersten Schritt werden alle digitalen Bilder über die Cumulus Datenbank eingelesen und bildbezogen verschlagwortet. Bilder, die in die Museumsdatenbank übernommen werden sollen, werden besonders markiert, verkleinert auf die von MuseumPlus vorge-gebene Größe, von MuseumPlus übernommen und dem richtigen Objekt zugeordnet. Alle Schritte nach dem Markieren des Daten-satzes erfolgen automatisiert in halbstündigen Abständen.

In MuseumPlus findet die Eingabe der objektbezogenen Informationen statt. Bei der Recherche in MuseumPlus werden standardmäßig die kleinen Bilder angezeigt. Auf Knopfdruck können die Originaldatei oder alle Bilder des gewählten Objektes in voller Auflösung aufgerufen werden, die im Hintergrund von Cumulus mit der gesamten Funktionalität der Mediendatenbank zur Verfügung gestellt werden.

Ein erheblicher Teil des digitalen Medienmaterials findet keinen Eingang in die Museumsdatenbank, da sie dafür keine geeigneten Strukturen zur Verfügung stellt. Das betrifft z. B. Fotos und Videos von Eröffnungen, Vernissagen, Bauvorhaben, Grafik- und Layoutdateien aus der Zusammenarbeit mit Agenturen, PDFs, Dokumentationen der Museumspädagogik, Bildschirmpräsen-tationen zu Vorträgen u. a. Diese Daten werden direkt über Cumulus recherchiert und genutzt. Dabei werden Bereiche wie die Öffentlich-keitsarbeit, die Museumspädagogik, die Abteilung Technik oder andere in Zukunft von der komplexen Funktionalität der Mediendatenbank profitieren.

[quote]Wir freuen uns, dass diese sinnvolle Kombination beider Datenbanksysteme im GRASSI Museum für Angewandte Kunst in Leipzig verwirklicht werden konnte und danken allen Beteiligten für die äußerst konstruktive Zusammenarbeit.[/quote]

 

Haben Sie Interesse an weiteren Informationen oder wie eine ähnliche Konfiguration in Ihrem Hause aufgebaut werden könnte? Alexander Graeber und Günther Gromke stehen Ihnen gern unter 0341 420550 zur Verfügung.

Link zu Museum Plus

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