Datenmanagement – der Schlüssel zum Zeitgewinn

Kultureinrichtungen verschiedenster Art tragen als Hüter unseres kulturellen Erbes eine außerordentlich hohe Verantwortung für unsere Gesellschaft. Die ihnen anvertrauten Objekte sind nicht nur zu erhalten sondern auch tiefgründig wissenschaftlich zu erschließen und zu publizieren. Die notwendige Informationstiefe ist beispiellos. Folgerichtig stellen die relevanten Datenbanken Werkzeuge zur Verwaltung einer extrem hohen Dichte verknüpfter Informationen bereit.

Mediendaten spielen dabei eine zunehmend wichtige Rolle. In naher Zukunft wird der richtig organisierte Umgang mit Mediendaten existenzielle Bedeutung erlangen. Nur mit einem effektiven Workflow der Mediendaten bestehen gute Chancen für zukünftigen Erfolg.

Der digitale Arbeitsfluß beginnt bei der Erschließung von Objekten und Metadaten (Bergung, Digitalisierung und Erschließung von Informationsquellen). Richtig konzipiert kann der Aufwand für die Erschließungsarbeiten stark minimiert werden, z.B. mittels gut durchdachter Prinzipien der Datenerfassung, die sich am Datenfeldkatalog der Datenbank orientiert, durch effektive Datengewinnung und Aufbereitung für die spätere Übernahme in die Datenbank und mit Hilfe moderner Hochleistungstechnik zum Digitalisieren.

Der nächste Schritt ist das Einpflegen bzw. die Verknüpfung mit der Datenbank. Die effektivsten Werkzeuge bieten moderne Digital Asset Management Systeme (DAM), die gewöhnlich Weiterentwicklungen ehemaliger Bilddatenbanken sind und auf Grund ihrer hohen Verbreitung in vielen Branchen hervorragende Funktionalitäten zum Einpflegen von Mediendaten unterschiedlichster Art bieten. In kürzester Zeit liegen die Assets wohlgeordnet und durchsuchbar vor. Über eine Verknüpfung zu klassischen Museums- und Archivdatenbanken sind sie zusätzlich von da aus jederzeit über deren Suchfunktionen abrufbar.

Bei entsprechender Konfigurierung speichert das DAM System die Assets automatisch auf einem gesicherten zentralen Speicherplatz, so dass die Daten vor fremden Zugriffen und vor Verlust geschützt sind.

Auf der Ausgabeseite bietet ein DAM System ebenfalls große Vorteile. Ob aus der Museumsdatenbank oder aus dem DAM System selbst können selektierte Assets beim Download oder Versenden automatisch in die Form gebracht werden, die für die vorgesehene Anwendung notwendig ist. Das betrifft z.B. die Skalierung auf die richtige Dateigröße, die Konvertierung in den richtigen Farbraum und das richtige Dateiformat oder auch die Wahl eines Ausschnittes. Das DAM System kann so eingestellt werden, dass nur noch angeklickt werden muß, für welchen Zweck die Datei benötigt wird, z.B. ein Bild für einen Druck 20x30 oder für eine Fotobelichtung 13x18 oder für eine Web-Präsentation oder ähnliches. Die notwendigen Bearbeitungsprozesse laufen dann automatisch auf dem Server ab und die Bilddatei erreicht den Empfänger in der gewünschten Form. Die Vorhaltung mehrerer Dateiformate und Größen ist nicht mehr nötig.

Gern stehen wir Ihnen zur Verfügung, wenn Sie Ihren digitalen Arbeitsfluß planen und umsetzen möchten.