Berliner Philharmoniker
Die Berliner Philharmoniker sind eines der bekanntesten Sinfonieorchester der deutschen Musiklandschaft mit großem internationalem Ruf. Mit Ihrer langen Geschichte beginnend im Jahr 1882 können die Berliner Philharmoniker auf eine Reihe der angesehensten Chefdirigenten zurück blicken.
Für eine zukunftssichere Verwaltung der Medienbestände mehrerer Abteilungen war das Ziel, ein Digital Asset Management System aufzubauen was die unterschiedlichen Anforderungen abdecken kann weshalb sich die Berliner Philharmoniker für NetX entschieden haben.
Eine Software-Lösung für viele Abteilungen
Ziel des Projektes war es von Beginn an die bestehende Software Cumulus mit einer modernen Benutzeroberfläche abzulösen und diese im Zuge der Datenmigration für mehr Bereiche nutzbar zu machen. Alle Funktionen zur gemeinsamen Arbeit mit Assets sind für die Bereiche Presse, Redaktion, Kommunikation, Education, Archiv und Marketing relevant.
Die grundlegenden Anforderungen bei der täglichen Arbeit mit Medien sind dabei:
- gemeinsame Verschlagwortung für bessere Auffindbarkeit von Assets
- einheitlicher Methodik zur Erfassung hinsichtlich der Mindestmetadaten einer guten Dokumentation
- Rechtemanagement und Erfassung von Bild-Lizenzen samt Ablaufdatum
- Verschiedene Nutzergruppen der Abteilungen zur Zusammenarbeit und Freigabe
Die zu verwaltenden Inhalte sind DAM-typisch zu einem Großteil Bilder und darüber hinaus Medien wie Illustrationen, Grafiken, Video- und Tonaufnahmen sowie Textdokumente. Für alle Formate ist stets eine schnelle Vorschau- bzw. Abspielfunktion wichtig und auch das Auffinden von Dokumenten mit einer Volltextsuche hilft im Alltag.
Metadatenvorgaben und Nutzung bestehender Listen
Für die Verschlagwortung von Assets war der Aufbau eines klaren Metadatenschemas der zentrale Bestandteil der Konzeption. Ziel war es von Beginn an, möglichst auf bestehende Wertelisten zurückgreifen zu können.
Dafür wurden Daten direkt aus der bestehenden Datenbank evis nutzbar gemacht um vorhandene Systematiken direkt im Digital Asset Management System nutzen zu können. Die Pflege von Assets kann somit strukturierter und langfristig einheitlicher gestaltet werden.
Automatisierungen im Bereich der Dateibenennung, Bildunterschriften und farblichen Markierungen für die Verwendungsmöglichkeiten von Assets runden die Funktionen ab und erleichtern so die sichere Verwendung von Assets direkt aus dem DAM heraus.
Individuelle Portale für externe Nutzerkreise
Über die internen Nutzerkreise hinaus ist auch die Möglichkeit, Assets für externe Partner zugänglich zu machen, ein weiterer wichtiger Aspekt des Projektes gewesen. Daher wurden in einer weiteren Phase individuell gestaltete Portale für die Markenkommunikation, Pressevertreter und Tourneen eingerichtet, über die freigegebene Assets bestimmten Zielgruppen einfach zugänglich gemacht werden können.