Technische Hochschule Wildau

Mit der im Sommer 2022 erfolgten Einführung der easydb des Softwareherstellers Programmfabrik GmbH verfolgt die Hochschule in Wildau gleich mehrere Ziele:

• Zentralisierung der Bildverzeichnung
• Recherche und Nutzbarkeit von Bildmaterial im Gesamtbestand
• Schaffung von Rechtssicherheit für Bildmaterial
• Erleichterung der Aufnahme von Bildern aus externen Quellen
• Langfristige Erhaltung von Bildern
• Zugang für Mitarbeiter:innen, interne Nutzung, Öffentlichkeitsarbeit

Den konzeptionellen Aufbau und die Umsetzung sowie weiterer Support wurde und wird durch den Integrationspartner CDS Gromke e.K. realisiert.

Dokumentarischer Ansatz und Sicherung

Beim Einsatz der easydb verfolgt die Hochschule nicht den Ansatz der klassischen Archivierung sondern es geht vielmehr um eine kontinuierliche Dokumentation des Bild- und Medienbestandes. Hierbei wird im Zuge der Sichtung stets sowohl die Qualität als auch die rechtliche Situation des Materials geprüft, dann eingespielt sowie erfasst und letztlich allen Nutzer:innen über das webbasierte Frontend bereit gestellt. Fokus liegt hierbei auf den folgenden Punkten:

• Erschließung von Bildmaterial (Beurteilung, Aufnahme nach Erschließungsstandard, Kassation)
• Erhaltung und Bereitstellung des analogen Bestandes nach archivalischen Mindeststandards
• Klärung der Urheber- und Nutzungsrechte
• Instanz für die Entgegennahme von angebotenen Archivalien von Beschäftigen/SGs der Hochschule
• Organisation der Daten für die Langzeitarchivierung

Die Hauptnutzergruppen des Projekts sind zu Beginn die Mitarbeiter:innen der Abteilungen Hochschulkommunikation, Hochschulbibliothek und News & Media.

Standards und Betrieb

Voraussetzung für die Einführung war die Nutzung von Metadatenstandards, so dass ein einfacher Datenaustausch und damit letztlich auch eine Exit-Strategie gewährleistet werden kann. So wird nicht nur die Speicherung in IPTC und XMP genutzt sondern die Erfassung basiert auch auf der Nutzung der GND-Daten direkt in der easydb über die bestehende Integration in diese Thesaurus-Daten. Teil des Konzepts war von Beginn der Betrieb auf einem Server des Bibliotheksverbund KOBV, umso stets die Kontrolle über den Zugang, den Betrieb selbst und die Daten zu haben.

In der ersten Phase des Projekts besteht die Hauptarbeit der Mitarbeiter:innen darin, den vorliegenden Bestand von ca. 81.000 Aufnahmen mit einer Gesamtgröße von ca. 2,7 TB zu erschließen welcher sich u.a. aus Bildmaterial von Veranstaltungen, Campusgebäuden, dem Industriebetrieb sowie Lizenzbildern besteht.

Ausblick

Bereits im ersten Schritt des Projekts wurde im Datenmodell die Grundlage für die spätere Anbindung an die interaktive Karte des Campus vorbereitet. Spätere Anbindungen des CMS sind ebenfalls in Planung.